Hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho trong kho

Để điều hành một nhà kho hiệu quả, hãy chỉ định một người quản lý kho có kiến ​​thức và triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp bạn theo dõi quy trình và sản phẩm.

Bài viết này dành cho các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ đang mở rộng sang kho hàng đầu tiên của họ hoặc những người muốn hợp lý hóa hoạt động của các kho hàng hiện tại của họ.

Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn lưu trữ hàng hóa bạn bán trong nhà kho, thì việc quản lý nhà kho đó là một phần không thể thiếu trong quản lý chuỗi cung ứng của bạn. Quản lý kho là điều cần thiết để theo dõi các sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn có trong tay, cũng như đảm bảo bạn duy trì mức tồn kho tối ưu để có thể nhanh chóng thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiểu cách phát triển kế hoạch quản lý kho — và chọn phần mềm quản lý kho mà doanh nghiệp của bạn cần để hỗ trợ kế hoạch đó — là chìa khóa để duy trì thông tin về kho của bạn, ngăn ngừa mất mát và trộm cắp, đồng thời giữ cho khách hàng hài lòng bằng cách nhanh chóng thực hiện các đơn đặt hàng.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình hàng hóa được lưu trữ trong kho hoặc cơ sở lưu trữ khác được tiếp nhận, theo dõi, kiểm đếm và quản lý để thực hiện đơn hàng. Quản lý kho cũng bao gồm việc bổ sung kho khi đạt đến số lượng tối thiểu đã xác định trước và làm mới kho của bạn lên mức tối ưu dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử. Giống như các quy trình quản lý kho rộng hơn, quản lý kho tập trung vào việc quản lý các sản phẩm nhập và xuất, đồng thời biết vị trí của từng bộ phận.

Quản lý kho hàng là một tiểu mục cụ thể của kế hoạch quản lý hàng tồn kho rộng hơn, chi phối tất cả các sản phẩm do công ty nắm giữ, từ việc tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp đến đảm bảo giao sản phẩm an toàn cho khách hàng. Quản lý kho hàng tập trung vào việc tổ chức và theo dõi hàng hóa trong kho, cũng như theo dõi tốc độ bán một số mặt hàng nhất định.

Sự khác biệt giữa quản lý kho và quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý kho hàng liên quan cụ thể đến hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho và cơ sở lưu trữ, chứ không phải hàng hóa được lưu giữ ở mặt tiền cửa hàng hoặc những hàng hóa được sử dụng trong quá trình sản xuất. Nó là một phần của quy trình quản lý hàng tồn kho lớn hơn, theo dõi hàng tồn kho từ điểm mua đến điểm bán. Trong khi hàng đó được lưu trữ tại kho của bạn, bạn cần có một quy trình để đảm bảo hàng không bị thất lạc. Sau đó, khi đến lúc bán nó, nó sẽ sẵn sàng để xuất đi.

Quản lý kho liên quan đến quy trình quản lý hàng tồn kho rộng hơn bằng cách đảm bảo rằng các mặt hàng được vận chuyển đến các cửa hàng hoặc khách hàng một cách kịp thời. Khi một giao dịch bán hàng được thực hiện hoặc một đơn đặt hàng chuyển đến, nhà kho sẽ cho phép nhân viên nhanh chóng chọn, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng. Điều này có nghĩa là lưu trữ các mặt hàng ở những vị trí có thể dự đoán được và theo dõi chúng khi chúng di chuyển ra khỏi cửa kho cho đến khi hoàn thành giao hàng.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho hoạt động như thế nào?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp một số tính năng chính để giúp bạn giám sát hàng hóa trong cơ sở lưu trữ của mình và giám sát việc kiểm soát hàng tồn kho. Trong một số trường hợp, phần mềm quản lý kho được tích hợp vào các giải pháp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) rộng hơn. Trong các trường hợp khác, phần mềm quản lý kho đóng vai trò là một hệ thống độc lập. Tốt nhất là mua một quy trình tích hợp liền mạch nếu bạn muốn quản lý hàng tồn kho của mình trên toàn bộ hệ sinh thái của công ty.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho bao gồm việc mua, theo dõi và vận chuyển sản phẩm để đảm bảo bạn biết sản phẩm nào ở đâu vào thời điểm nào. Nó cũng có thể phục vụ như một công cụ dự báo giúp bạn đặt hàng các mặt hàng dựa trên nhu cầu dự kiến ​​của khách hàng và dữ liệu bán hàng trước đây. Một số cũng đưa ra các cảnh báo và thông báo để cải thiện quy trình vận hành kho hàng của bạn, chẳng hạn như cho biết thời điểm thực hiện đếm chu kỳ.

Các phương pháp hay nhất để quản lý kho hàng của bạn

Bốn bước dưới đây là chìa khóa để thiết lập kho hàng của bạn thành công và hiệu quả. Khi bạn tạo kho của mình lần đầu tiên, hãy đảm bảo các quy trình này được áp dụng để tối đa hóa hiệu quả và nhanh chóng di chuyển sản phẩm khi cần.

1. Bổ nhiệm người quản lý kho.

Điều hành một nhà kho hiệu quả bắt đầu bằng việc bổ nhiệm một người có khả năng lãnh đạo. Doanh nghiệp của bạn nên tuyển dụng một người quản lý kho hàng có nhiều kinh nghiệm điều hành kho hàng tương tự như loại hình mà bạn sẽ điều hành.

Người quản lý kho của bạn sẽ giám sát công nhân của bạn ở vị trí hàng ngày của họ và đảm bảo rằng các mặt hàng đang được quét và lập danh mục đúng cách. Họ cũng sẽ thường xuyên tương tác với phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn để duy trì cái nhìn toàn cảnh về hàng tồn kho của bạn. Cuối cùng, người quản lý kho của bạn sẽ xử lý bất kỳ sự bất thường hoặc vấn đề nào phát sinh, vì vậy họ có thể phản hồi linh hoạt bất cứ khi nào nhân viên kho của bạn xác định được vấn đề.

2. Xác định cách bố trí nhà kho.

Cách bố trí các thiết bị trong kho của bạn sẽ giúp hoặc cản trở nhân viên kho của bạn nhanh chóng chọn, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng ra ngoài khi thực hiện bán hàng hoặc đặt hàng chuyển giao. Việc chia kho thành các khu vực hoặc lô và đánh số lối đi và thùng có thể giúp nhân viên kho điều hướng cơ sở lưu trữ hiệu quả hơn.

Không phải mọi nhà kho đều được thiết lập theo cùng một cách, nhưng một nhà kho có tổ chức là điều kiện tiên quyết để hoạt động hiệu quả. Cách bạn thiết kế không gian nhà kho của mình có thể khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm bạn lưu trữ. Ví dụ: nhà kho lưu trữ máy móc lớn có thể có các khu vực cụ thể nhưng không có thùng và lối đi giống như nhà kho lưu trữ các sản phẩm bán lẻ nhỏ hơn.

Xem xét cách một nhân viên kho sẽ di chuyển trong kho của bạn khi bạn đang thiết kế không gian kho. Hãy đảm bảo rằng các mặt hàng có giá trị cao và khối lượng giao dịch cao của bạn có thể dễ dàng tiếp cận. Thông thường, bạn sẽ có n các hàng giá đỡ và bạn có thể sắp xếp chúng thành các khu vực khác nhau. Có thể bạn sắp xếp lại kho hàng của mình khi doanh nghiệp của bạn thay đổi. Một phần trong đó là xác định các mặt hàng di chuyển nhanh chóng trong kho của bạn và sắp xếp chúng ở những vị trí dễ đến hơn.

3. Thiết lập quy trình làm việc.

Với một quản lý được chỉ định để giám sát các hoạt động của kho hàng của bạn và một hệ thống tổ chức sẵn có, bạn cũng sẽ cần triển khai một quy trình công việc cụ thể. Người quản lý kho nên có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, vì vậy hãy hợp tác chặt chẽ với họ về cách thiết lập quy trình làm việc trong kho phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Quy trình làm việc của bạn nên giải quyết một số điểm chính:

• Làm cách nào để nhận hàng tồn kho mới?
• Khi hàng tồn kho mới được nhận, nó sẽ đi đâu?
• Hàng tồn kho được theo dõi như thế nào khi nó đến, khi nó được di chuyển và khi nó rời khỏi kho?
• Khi đến lúc bán món đồ đó, việc biết [vị trí của nó] là rất hữu ích. Vì vậy, bạn cần một hệ thống để bảo bạn đi đến chính xác nơi sản phẩm tồn tại. Bạn cần theo dõi nó khi nó được di chuyển từ vị trí của nó cho đến khi giao hàng cho khách hàng.

Ngoài ra, bạn nên thảo luận một số cân nhắc về hoạt động với người quản lý kho của mình, bao gồm:

• Theo dõi vị trí hàng tồn kho: Xác định xem bạn cần theo dõi hàng loạt, theo dõi lô hay kết hợp cả hai. Theo dõi là một phần quan trọng trong kiểm soát hàng tồn kho giúp người vận hành biết chính xác vị trí của sản phẩm khi cần chọn. Theo dõi số lượng hữu ích đối với các mặt hàng có giá trị cao bán với số lượng ít, trong khi theo dõi lô hàng có hiệu quả đối với các mặt hàng có số lượng lớn, giá trị thấp. Bạn có thể sử dụng các tính năng mã vạch để tự động cập nhật thông tin theo dõi cho từng mặt hàng trong phần mềm quản lý hàng tồn kho. Việc theo dõi đặc biệt quan trọng khi bạn đang bán hàng trên nhiều kênh bán hàng vì nó ngăn bạn bán quá nhiều và vô tình bán với số lượng âm.
• Kiểm đếm theo chu kỳ và kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên: Thực hiện kiểm đếm theo chu kỳ thường xuyên là rất quan trọng để ngăn ngừa mất mát và kiểm soát hàng tồn kho. Nếu không kiểm đếm theo chu kỳ thông thường, các đơn vị có thể bị mất hoặc bị đánh cắp mà người quản lý kho hàng của bạn không hề hay biết. Nếu bạn chỉ tiến hành đếm hàng tồn kho mỗi năm một lần, bạn có thể đột nhiên nhận ra rằng mình đã mất rất nhiều hàng tồn kho theo thời gian. Chu kỳ thông thường được tính khi xử lý hàng hóa hết hạn. Chạy số lượng hàng tồn kho thường xuyên hơn trên các mặt hàng có giá trị cao nhất hoặc bán chạy nhất của bạn.
• Phương pháp kế toán: Tùy thuộc vào cách hoạt động của kho hàng, bạn có thể thích sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO) hoặc phương pháp tính chi phí trung bình. Phương pháp kế toán của bạn rất quan trọng đối với việc quản lý kho của bạn vì hầu hết các phần mềm quản lý kho đều tích hợp với phần mềm kế toán của bạn để tránh phải nhập trùng lặp và loại bỏ rủi ro do lỗi của con người. Phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn phải có phương pháp tính chi phí tương thích với phần còn lại của kế toán.
• Báo cáo dữ liệu: Người quản lý kho chịu trách nhiệm tạo và phân phối báo cáo dữ liệu, có thể tạo và tùy chỉnh các báo cáo này trong phần mềm quản lý kho hàng của bạn. Các báo cáo này bao gồm thông tin như số lượng sản phẩm, dữ liệu bán hàng, dữ liệu yêu cầu từ nhà cung cấp và thông tin về bất kỳ sản phẩm nào bị mất hoặc hết hạn.

4. Triển khai phần mềm quản lý kho hàng.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp tự động hóa và đơn giản hóa một số tác vụ quản lý kho, cũng như cập nhật hồ sơ của tất cả hàng tồn kho theo thời gian thực. Miễn là nhóm kho của bạn quét và lập danh mục chính xác các mặt hàng khi chúng vào kho của bạn và di chuyển khắp nơi, phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn sẽ phản ánh tất cả hàng tồn kho hiện có của bạn và vị trí cụ thể của từng mặt hàng trong kho.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập phần mềm quản lý hàng tồn kho của mình để tự động sắp xếp lại hàng trong kho khi sản phẩm đạt đến số lượng tối thiểu được xác định trước. Phần mềm tốt nhất sẽ tự động phân tích dữ liệu bán hàng trước đây để xác định số lượng tối thiểu tối ưu cho việc sắp xếp lại tự động, cũng như số lượng cần thiết để bổ sung từng sản phẩm.

Hơn 35 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kho vận & logistics, áp dụng phần mềm & quy trình chuyên nghiệp, dịch vụ quản lý kho của Vinafco mang đến cho khách hàng sự chính xác và an tâm tuyệt đối.

Dịch vụ quản lý kho được Vinafco triển khai tại:

• Toàn bộ các trung tâm phân phối của Vinafco.
• Tại kho/ nhà máy sẵn có của khách hàng.
• Từng địa điểm cụ thể mà khách hàng yêu cầu giúp tối ưu hóa quá trình lưu kho, vận chuyển.

Khách hàng có nhu cầu xin liên hệ:

Mr. Phạm Kiên Cường (Kris)

Phone: +84.904.233.755

Email: cuong.phamkien@vinafco.com.vn