Dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) là một hoạt động tích hợp cung cấp các dịch vụ liên quan đến kho hàng, phân phối, thực hiện đơn hàng, hậu cần ngược và các công việc khác trong chuỗi cung ứng. 3PL cần được thúc đẩy bởi công nghệ và vận hành một hệ thống hiệu quả đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh. Bài viết này liệt kê mười mẹo để cải thiện việc quản lý 3PL và tận dụng tối đa mối quan hệ đối tác này.
Hậu cần là một khía cạnh thiết yếu của một tổ chức và thường được thuê ngoài cho các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba. Đối tác 3PL cần phải hiệu quả trong việc quản lý đơn đặt hàng và giao hàng, cũng như phản hồi các truy vấn từ khách hàng. Nó hỗ trợ tổ chức đạt được bức tranh toàn cảnh và đặt ra các mục tiêu con đường tương lai dài hạn của họ.
Thương mại điện tử đã đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của 3PL. Do cuộc khủng hoảng bất ngờ của COVID-19, nhu cầu đối với các nhà cung cấp dịch vụ 3PL đã tăng vọt chỉ sau một đêm, ngay từ chăm sóc sức khỏe và chăm sóc cá nhân đến bán lẻ và hậu mãi. Nhu cầu này được dự kiến sẽ tăng hơn nữa trong thời gian tới. Sự tập trung ngày càng tăng của các nhà bán lẻ và nhà sản xuất vào chuyên môn cốt lõi của họ và thuê ngoài các lĩnh vực phức tạp như hậu cần đang đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhu cầu đối với các nhà cung cấp 3PL.
Tham gia sớm vào bất kỳ hợp đồng nào mà không có mức độ hiểu biết đầy đủ là một sai lầm có thể dẫn đến mối quan hệ 3PL có vấn đề. Để tối đa hóa lợi ích của việc hợp tác với nhà cung cấp 3PL, cả hai bên nên đặt ra những kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu. Xác định rõ ràng các yêu cầu của bạn và đảm bảo chúng được đáp ứng sẽ đảm bảo mối quan hệ hợp tác có lợi. Dưới đây là mười cách để cải thiện việc quản lý 3PL của bạn.
1. Chỉ đo lường những gì quan trọng
Có rất nhiều yếu tố được báo cáo và đo lường. Một bộ KPI tập trung phải là những thứ quan trọng nhất và nên được tập trung để đạt được mục tiêu. Tầm nhìn và trọng tâm của đối tác 3PL phải luôn là cải thiện lợi nhuận của công ty bạn chứ không chỉ đơn giản là tạo báo cáo.
KPI nên chia nhỏ các mục tiêu thành dạng chi tiết. Hiểu hoặc xây dựng các cách bạn có thể làm việc cùng với nhà cung cấp dịch vụ hậu cần để đạt được một tiêu chuẩn nhất định. Sự hài lòng của khách hàng phải luôn là KPI chính. Bạn nên theo dõi KPI và thỉnh thoảng xem xét chúng theo nhu cầu thay đổi và các vấn đề thời gian thực.
2. Đảm bảo sử dụng phần mềm hiệu quả
Khi công nghệ được ưu tiên hàng đầu trong thế giới ngày nay, điều quan trọng là phải hiểu ứng dụng phần mềm mà đối tác hậu cần của bạn sử dụng. Nhà cung cấp nên quản lý hoạt động, hàng tồn kho và giao hàng bằng ứng dụng phần mềm cao cấp.
Một giải pháp phần mềm hoàn chỉnh với tất cả các tùy chỉnh cần thiết sẽ hỗ trợ phân tích thời gian thực và sẵn sàng cho hậu cần thống nhất. Đối với quản lý 3PL, phần mềm là một trong những phần quan trọng nhất, vì mọi hoạt động đều có thể được giám sát, mọi hoạt động đều có thể được theo dõi và mọi thách thức liên quan đều có thể vượt qua.
3. Xây dựng nhịp điệu giao tiếp đều đặn
Giao tiếp là một yếu tố thiết yếu để sử dụng 3PL thành công. Thiết lập thông tin liên lạc phù hợp mang lại sự minh bạch giữa nhà cung cấp dịch vụ hậu cần và công ty. Thông tin cũng có thể mở rộng dưới dạng hợp đồng bao gồm các kỳ vọng về dịch vụ sẽ được cung cấp, mục tiêu cần đạt được, mục tiêu của các mốc quan trọng, phân cấp công việc và thông tin liên hệ. Nên có đội ngũ nhân viên tận tâm để xử lý toàn bộ thông tin liên lạc với nhà cung cấp. Ngoài ra, việc xác định rõ ràng phân cấp công việc của hợp đồng giúp tránh mọi nhầm lẫn trong trường hợp giao hàng bị lỡ, trễ hoặc bị hư hỏng.
Điều quan trọng là phải liên lạc thường xuyên với đối tác 3PL của bạn hàng ngày hoặc hàng tuần, tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp. Thiết lập lịch trình cho các cuộc họp và cuộc gọi và liên tục theo dõi các mốc thời gian là rất quan trọng để có được mối quan hệ đối tác 3PL thành công. Giao tiếp là cách hiệu quả nhất để đảm bảo sự liên kết và tiến tới các mục tiêu đã đề ra.
4. Mở rộng Yêu cầu Đề xuất của Doanh nghiệp
Tất cả dữ liệu hoạt động và dữ liệu liên quan khác phải được chia sẻ theo yêu cầu để đối tác 3PL có thể thực hiện phân tích chi tiết. Đối tác 3PL của bạn càng nghiên cứu kỹ tất cả các quy trình, giao dịch, số liệu và luồng công việc của bạn, thì đối tác đó càng có lợi trong việc tạo ra các giải pháp tùy chỉnh và tốt hơn với chi phí hợp lý.
5. Đừng ngần ngại chia sẻ dữ liệu
Một trong những sai lầm lớn nhất trong việc sử dụng đối tác 3PL là sự miễn cưỡng chia sẻ dữ liệu cần thiết. Điều này dẫn đến một mối quan hệ đối tác hoạt động không tốt nhất. Hoạt động sẽ không được tối ưu và liền mạch cho đến khi có sự ăn ý tốt giữa bạn và đối tác 3PL. Cung cấp tất cả dữ liệu cần thiết và tin tưởng rằng đối tác 3PL của bạn sẽ sử dụng dữ liệu đó để cung cấp cho bạn dịch vụ tốt nhất là vô cùng quan trọng.
6. Đặt kỳ vọng thực tế
Bạn nên đặt kỳ vọng thực tế cho nhà cung cấp 3PL của mình. Ví dụ: nếu một công ty gặp vấn đề lớn về hoạt động, đối tác hậu cần không nên giải quyết vấn đề đó trong một sớm một chiều. Đặt kỳ vọng thực tế ngay từ đầu là chìa khóa để công ty và đối tác có thể hợp tác và giải quyết từng vấn đề dần dần.
7. Nêu rõ ràng các điều khoản và điều kiện của hợp đồng
Mặc dù có thể mất thêm thời gian để có đủ thông tin rõ ràng, nhưng các doanh nghiệp nên đảm bảo tính minh bạch về điều khoản thanh toán, dịch vụ sẽ được thực hiện và hiệu quả hoạt động dự kiến. Sự hiểu biết lẫn nhau là vô cùng quan trọng. Sự thiếu hiểu biết sẽ dẫn đến tranh chấp, phá hoại mối quan hệ giữa đối tác 3PL và doanh nghiệp.
8. Xác định Hợp đồng dài hạn
Bạn nên để cho đối tác 3PL của mình thể hiện kế hoạch của họ vì có thể họ sẽ bỏ vốn đầu tư ban đầu cho dự án của bạn và khấu hao giá trị theo thời gian. Mặc dù các hợp đồng dài hạn có một số rủi ro nhất định, nhưng khoản đầu tư cao hơn của nhà cung cấp 3PL có nghĩa là họ muốn tham gia dài hơi vào quan hệ đối tác.
9. Phân bổ nguồn lực phù hợp để quản lý mối quan hệ
Các dữ liệu về khách hàng nên được chủ động quản lý. Đối tác 3PL phải có quyền truy cập thích hợp để cung cấp các dịch vụ tốt nhất. Các mục tiêu chung lớn hơn có thể được hoàn thành dễ dàng nếu đối tác 3PL làm việc với công ty bạn chứ không phải cho công ty bạn. Các chức năng thiết yếu mà đối tác 3PL có thể xử lý tốt hơn nên được giao cho họ càng sớm càng tốt. Bằng cách này, họ có thể ứng biến và giúp đạt được kết quả và thúc đẩy hợp tác thành công.
10. Đảm bảo làm việc theo nhóm để thành công hơn
Sự hợp tác là cần thiết để thúc đẩy đối tác 3PL luôn nỗ lực cùng công ty bạn và giúp cải tiến liên tục. Kết hợp chuyên môn của nhân viên công ty về kinh doanh với kinh nghiệm hậu cần của 3PL có thể tạo ra mối quan hệ đối tác hiệu quả hơn, mang lại lợi nhuận cho cả công ty và đối tác.
Kết luận
Một công ty nên thực hiện phân tích nội bộ kỹ lưỡng để tận dụng tối đa hoạt động thuê ngoài hậu cần 3PL. Cách tiếp cận đúng đắn về việc quản lý hoạt động thuê ngoài cũng giúp tạo ra sự khác biệt về số lượng và lợi nhuận. Các mẹo trên giúp cải thiện trải nghiệm tổng thể giữa bạn và đối tác 3PL của bạn để cả hai bên có thể đạt mức tăng trưởng và lợi nhuận cao hơn theo cách kết hợp.
Nếu doanh nghiệp bạn còn băn khoăn về đối tác 3PL thì hãy liên hệ với chúng tôi. Vinafco là một trong những doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên triển khai dịch vụ 3PL với việc thực hiện trọn gói các yêu cầu hàng hóa của đối tác. Kinh nghiệm hơn 35 năm trong lĩnh vực logistics cũng như triển khai chuỗi dịch vụ 3PL cho nhiều doanh nghiệp như Akzo Nobel (Sơn Dulux), Kimberly-Clark (Kotex), Masan, Saigon Co.op, Big C, Central Retail,… thể hiện rõ năng lực & khả năng của Vinafco.
Thông tin liên hệ:
Mr. Phạm Kiên Cường (Kris)
Phone: +84.904.233.755