QUY TRÌNH FULFILLMENT: TỪ KHO ĐẾN TAY KHÁCH HÀNG DIỄN RA NHƯ THẾ NÀO?

Quy trình Fulfillment

1. Nhập hàng (Inbound) – Bắt đầu từ kiểm soát đầu vào

Khi doanh nghiệp chuyển hàng hóa đến kho của đơn vị Fulfillment, các bước kiểm tra, phân loại và nhập kho sẽ được thực hiện:
• Kiểm đếm và đối soát số lượng – chủng loại theo phiếu nhập
• Gắn mã định danh (barcode) nếu cần
• Cập nhật tồn kho trên hệ thống quản lý
Việc nhập hàng chính xác là nền tảng để đảm bảo tồn kho đúng và xử lý đơn hàng sau này không gặp sai sót.

2. Lưu kho & Quản lý tồn kho – Khoa học & minh bạch

Hàng hóa sau khi nhập kho được sắp xếp theo mã SKU, phân loại theo đặc tính (dễ vỡ, hạn sử dụng, sản phẩm bán chạy…) và lưu trữ trong điều kiện phù hợp.
• Phần mềm WMS giúp theo dõi tồn kho thời gian thực
• Có thể tích hợp cảnh báo khi hàng tồn thấp
• Hạn chế tối đa nhầm lẫn nhờ hệ thống định vị & quét mã

3. Xử lý đơn hàng (Order Processing) – Tự động hóa & tốc độ

Khi có đơn hàng mới từ sàn TMĐT hoặc website, hệ thống Fulfillment sẽ tự động tiếp nhận và phân phối xử lý:
• Pick: chọn hàng đúng theo đơn từ khu vực lưu kho
• Pack: đóng gói theo tiêu chuẩn (đóng gói thương hiệu, chống sốc, chống nước,…)
• Print: in hóa đơn, tem vận đơn, thông tin người nhận
Quy trình này được thiết kế để xử lý hàng trăm – hàng nghìn đơn/ngày với tốc độ cao, hạn chế lỗi thủ công.

4. Giao hàng (Shipping) – Kết nối đa đối tác vận chuyển

Sau khi đóng gói, đơn hàng được bàn giao cho các đơn vị vận chuyển đã được tích hợp sẵn (GHN, GHTK, Viettel Post,…), với tính năng:
• Tự động so sánh phí & thời gian giao để chọn đối tác phù hợp
• Theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực
• Thông báo cho khách hàng qua email/SMS khi đơn được giao

5. Xử lý hoàn hàng (Return & Refund) – Quy trình khép kín

Với những đơn không giao thành công, hàng sẽ được trả về kho và xử lý theo quy trình:
• Kiểm tra tình trạng sản phẩm hoàn về
• Cập nhật lại tồn kho (nếu hàng còn sử dụng được)
• Gửi báo cáo hoàn hàng tới doanh nghiệp

Lợi ích từ một quy trình Fulfillment chuyên nghiệp

• Đơn hàng được xử lý nhanh, giảm thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng
• Tăng độ chính xác, giảm hoàn đơn và chi phí vận hành
• Dễ dàng mở rộng quy mô nhờ hệ thống tự động và tích hợp sẵn
• Minh bạch, dễ kiểm soát tồn kho và chất lượng dịch vụ

Kết luận

Một quy trình Fulfillment hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động vận hành mà còn tạo nên trải nghiệm liền mạch cho khách hàng – yếu tố quyết định trong cuộc đua TMĐT hiện nay. Lựa chọn đơn vị Fulfillment uy tín, có hệ thống quản lý bài bản sẽ là bàn đạp giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững và chuyên nghiệp hóa dịch vụ.
Đăng ký trải nghiệm quy trình Fulfillment thực tế tại Vinafco để cảm nhận sự khác biệt trong từng bước xử lý đơn hàng.
Hotline: 1900 255 516
Email: info@vinafco.com.vn