Quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Ngày đăng: 12/03/2021

Trong quá trình hình thành kinh doanh của các công ty, luôn phát sinh ra các giấy tờ, chứng từ cần lưu trữ mà chúng ta gọi chung là hồ sơ. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu là công việc bắt buộc của các tổ chức, doanh nghiệp đã được quy định vào luật pháp. 

Các loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ

Pháp luật đã quy định rất rõ về các loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể mà các loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ có yêu cầu khác nhau.

Các cơ quan, tổ chức nhà nước như cơ quan, tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang,… cần lưu trữ các nhóm hồ sơ sau:

  • Tài liệu hồ sơ tổng hợp
  • Tài liệu hồ sơ quy hoạch, thống kê, kế hoạch
  • Tài liệu hồ sơ nhân sự, tổ chức
  • Tài liệu hồ sơ về tiền lương, lao động
  • Tài liệu hồ sơ về kế toán, tài chính
  • Tài liệu hồ sơ về xây dựng cơ bản
  • Tài liệu hồ sơ khoa học công nghệ
  • Tài liệu hồ sơ về hợp tác quốc tế
  • Tài liệu hồ sơ giải quyết tố cáo, khiếu nại và hồ sơ thanh tra
  • Tài liệu hồ sơ thi đua, khen thưởng
  • Tài liệu hồ sơ pháp chế
  • Tài liệu hồ sơ về hành chính
  • Tài liệu hồ sơ ngiệp vụ chuyên môn
  • Tài liệu hồ sơ của tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, các loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ được quy định tại điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2014 như sau:

  • Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
  • Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
  • Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
  • Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
  • Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
  • Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
  • Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Thời gian lưu trữ hồ sơ

Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước được quy định gồm hai mức như sau:

  • Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
  • Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Đối với doanh nghiệp, khoản 2 điều 11 Luật Doanh nghiệp đề cập:

  • Địa điểm lưu trữ: Tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
  • Thời hạn lưu trữ: Thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Hiện từng ngành nghề, lĩnh vực sẽ có những hồ sơ đặc thù với thời hạn lưu trữ khác nhau. Ví dụ như các hồ sơ kế toán, theo Luật Kế toán, phải lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: (gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC); Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Giải pháp lưu trữ hồ sơ

Số lượng hồ sơ tài liệu lớn cần lưu trữ là một thách thức cho nhiều doanh nghiệp. Chính vị vậy, Vinafco vừa ra mắt dịch vụ “Lưu trữ tài liệu”. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm lưu trữ, vận chuyển, tra cứu và tiêu hủy tài liệu.

Hãy để việc lưu trữ tài liệu trở nên nhẹ nhàng tiện lợi, kinh tế & khoa học hơn bao giờ hết với dịch vụ “Lưu trữ tài liệu” của Vinafco.

Liên hệ chúng tôi ngay để nhận báo giá chi tiết:

Mr. Phạm Kiên Cường (Kris)

Phone: +84.904.233.755

Email: cuong.phamkien@vinafco.com.vn